Promotori, un viaggio nei primi cinque anni di storia di Apf

LA FASE DI ORGANIZZAZIONE, DA LUGLIO 2007 A DICEMBRE 2008Apf è costituita nel luglio 2007, circa 50 giorni dopo la delibera Consob che dava esecutività alle previsioni della legge per la tutela del risparmio del 2005, con un fondo di dotazione di 40.000 euro. Nel novembre dello stesso anno acquisisce la personalità giuridica ed il 2 gennaio 2008 prendono servizio tre risorse: il direttore operativo, poi direttore generale dal maggio 2009, un addetto informatico e una segretaria. Seguirà a breve un responsabile informatico e a fine anno si conteranno sei dipendenti. Nel mese di marzo l’Albo, fino a quel momento ospitato presso la sede di Assoreti, si trasferisce in via Savoia dove tuttora hanno sede la struttura centrale e la Sezione territoriale I. Nel corso dell’anno 2008 l’Apf ha: completato il progetto e regolamentato la struttura organizzativa; definito i processi operativi per lo svolgimento dell’attività; regolamentato le modalità di svolgimento delle attività di tenuta dell’albo; pubblicato il portale informativo statico dell’Apf. Il 2008 fu un anno caratterizzato, in effetti, da; l’avvio di ben 49 cantieri tra principali e secondari, vari “stop&go” con Consob, la progettazione e realizzazione di un modello in outsourcing per le prove valutative, la costituzione di un Comitato Scientifico per la definizione della tassonomia dei contenuti per l’archivio dei 5.000 quesiti, degli indirizzi e delle modalità di svolgimento delle prove, la totale riconfigurazione della piattaforma informatica Saivap condivisa con Consob mediante interfacce web e la separazione delle funzionalità di vigilanza da quelle di gestione dell’albo, l’autorizzazione e la realizzazione di una linea “dati vpn” dedicata tra l’Apf e l’Autorità, la definizione degli accordi in convenzione con 11 CCIAA anziché 21 (tempo a disposizione: 1 mese), la redazione del Regolamento di organizzazione e attività e del piano programmatico triennale, l’assunzione di 3 ulteriori risorse a sostegno dell’area legale, della contabilità e dei sistemi informativi. Al termine del quale ad Apf è concessa l’operatività a partire dal 1 gennaio 2009. Apf non potendosi ancora finanziare sul mercato, fece ricorso a finanziamenti per 2.320.000 euro con gli Associati e le banche. Dagli associati sono stati erogati un prestito non oneroso per 20.000 euro nell’anno 2007 e per 1.000.000 nel 2008. Il restante 1.200.000 euro, tramite affidamento bancario. Le Associazioni si sono fatte interamente carico degli interessi passivi (€ 28.000), in seguito patrimonializzati. Il bilancio consuntivo 2008 si è chiuso con un disavanzo economico di € 1.363.540.

L’AVVIO ALL’OPERATIVITÀ DI APF, IL 2009 – Il passaggio dalla gestione Consob a quella di Apf, da 21 Commissioni regionali e 21 Commissioni esaminatrici a 11 sezioni territoriali e 12 Commissioni esaminatrici, avviene senza alcuna criticità – grazie all’efficacia del manuale operativo delle procedure, alla formazione erogata al personale delle CCIAA (ridotto a circa 40 risorse) e alla stabilità della nuova piattaforma informatica – con lo svolgimento regolare e puntuale della funzione di tenuta dell’Albo e di somministrazione delle prove valutative. A partire da gennaio 2009 il portale dinamico composto dall’area pubblica e dalle aree riservate agli aspiranti promotori finanziari ed ai promotori finanziari, consente tra gli altri i seguenti servizi interattivi: consultazione dell’Albo e del bollettino elettronico, compilazione automatica della modulistica, prenotazione e pagamento online per le iscrizioni alle prove d’idoneità, nonché simulazione della prova valutativa. A marzo 2009 sono inviati per la prima volta i Mav per il pagamento dei contributi obbligatori Apf a carico dei promotori per un importo unitario di 110 euro. Il Mav Consob ammonta a 81 euro. La somma complessiva, pari a 191 euro, è invariata rispetto a quella 2008.

LA PRIMA PROVA VALUTATIVA – Nello stesso mese viene erogata su 12 sedi la prima prova valutativa Apf, totalmente anonima ed informatizzata, senza vincoli di residenza, basata su un database proprietario di 5.000 quesiti, al quale s’iscriveranno nell’anno oltre 4.000 candidati. A seguito della prima esperienza d’esame ed ai suoi risultati si è proceduto ad un’approfondita analisi del data base dei quesiti alla quale, oltre ovviamente al Comitato Scientifico, hanno dato un forte e fattivo contributo i membri Anasf all’interno del Comitato Direttivo di Apf. L’analisi ha comportato la sostituzione o la modifica di oltre un migliaio di quesiti. L’anno si chiuderà con oltre 3.300 partecipanti effettivi e 608 idonei (18,4% del totale) distribuiti sulle 3 sessioni previste. Il 96% dei candidati ha utilizzato l’apposita piattaforma di preparazione agli esami predisposta da Apf. Al fine di monitorare l’efficienza gestionale ed operativa dell’Apf, sia a livello centrale che territoriale, nonché per fornire dati e analisi di settore alle istituzioni ed ai media, è realizzato un modulo di business intelligence che, oltre alla produzione delle prime statistiche Apf, richiede consistenti verifiche e interventi di “ripulitura” degli archivi informatici dell’Albo risalenti nel tempo. Nell’anno si è inoltre provveduto completare gli obblighi di formazione del personale per la sicurezza sul lavoro, di designazione degli amministratori di sistema per la protezione dei dati personali, l’aggiornamento del Documento Programmatico della Sicurezza previsto dalla normativa di trattamento dei dati.

3.285 CANCELLAZIONI – Nel 2009. in base alle modifiche intervenute nel regolamento Intermediari, sono stati avviati per la prima volta da Apf, in collaborazione con Consob, n. 3.285 procedimenti di cancellazione per tutti i promotori finanziari che non hanno provveduto al pagamento dei contributi annuali dovuti. Apf, in considerazione delle difficoltà che il primo anno di applicazione della nuova disciplina poteva generare, aveva inoltre provveduto a: l’invio di lettere ai promotori finanziari interessati per ricordare il pagamento del contributo ed all’attivazione di una procedura speciale che consentisse a coloro che non avevano provveduto a corrispondere i contributi nei termini di legge, di usufruire di una modalità di reiscrizione orientata a ridurre al minimo il lasso di tempo intercorrente dalla cancellazione. I flussi e l’entità dei proventi hanno consentito di rimborsare nel mese di maggio, anticipatamente, l’ultima tranche del finanziamento bancario di 1.200.000 euro, acceso nel mese di ottobre 2008. Il Bilancio consuntivo 2009 ha presentato un avanzo economico di 787.102 euro.

IL 2010, L’ANNO DELL’EFFICIENZA OPERATIVA – Garantito il corretto funzionamento delle attività dell’Albo, s’interviene sulla sua efficienza e sulla progettazione e realizzazione d’importanti cambiamenti nei suoi assett organizzativi, funzionali e logistici: s’introduce un’ulteriore quarta sessione di prove valutative (esperienza che non sarà necessario ripetere negli anni successivi); le procedure d’iscrizione all’albo sono radicalmente contenute in circa 1 mese dalla presentazione della domanda, quelle di variazione nell’arco di una settimana; si riduce a € 107 il contributo a carico dei promotori; si studiano i carichi di lavoro presso gli uffici sul territorio, determinando l’opportunità di ridurre il numero di personale e di sezioni territoriali. Apf ritiene chiusa l’esperienza con le Camere di Commercio e delibera nell’ultimo quadrimestre la chiusura degli 11 uffici presso le Camere e l’apertura di 2 Sezioni territoriali da gestire direttamente da Apf, previa modifica del Regolamento Intermediari Consob, e l’avvio della loro operatività a partire dal 1 gennaio 2011. Il personale e il Direttivo, conseguentemente, sono chiamati, in meno di quattro mesi, a un impegno di carattere eccezionale in termini di disponibilità e carichi di lavoro; si riorienta l’attività informatica e si rimodellano i sistemi Apf in funzione dell’innovazione organizzativa territoriale, con l’obiettivo di attivare le nuove sedi a partire dal 1° gennaio 2011; nel mese di dicembre sono costituite le 2 Sezioni di Roma e Milano, al termine di un processo di selezione guidato e svolto direttamente dalla direzione generale che ha comportato la valutazione di 200 CV, l’effettuazione di 50 colloqui di selezione, l’inserimento di 18 unità di personale di cui n. 17 assegnate alle Sezioni territoriali, la ricerca di una sede adeguata su Milano, la predisposizione delle nuove infrastrutture informatiche necessarie; si accorpano tutti gli archivi cartacei dell’Albo presso due sole sedi in modalità outsourcing con possibilità d’interrogazione online dei fascicoli. Il totale delle risorse al 31 dicembre è pari a n. 32 unità, di cui 25 dipendenti che risultano così composti: n. 4 dirigenti, n. 4 quadri e n. 17 impiegati. Il Bilancio consuntivo 2010 presenta un avanzo economico di € 16.423.

IL 2011, L’ANNO DEL CONSOLIDAMENTO E DELL’AVVIO DI ATTIVITÀ ISTITUZIONALI – L’avvio all’attività delle nuove Sezioni territoriali di Roma e Milano ha comportato livelli di maggiore efficienza sia in termini qualitativi che quantitativi. Solo a titolo esemplificativo, le procedure d’iscrizione all’albo avvengono mediamente in 20-24 giorni, 1-3 giorni sono più che sufficienti per le variazioni. La riorganizzazione dell’articolazione territoriale di Apf ha richiesto una revisione del Regolamento di Organizzazione e Attività nonché delle procedure interne correlate allo svolgimento dei procedimenti amministrativi riguardanti i promotori finanziari e gli aspiranti promotori, sotto la verifica di Consob. L’internalizzazione degli uffici periferici ha permesso superiori livelli di controllo (con oltre 1.400 verifiche su promotori) ed il tangibile beneficio in termini di economicità della struttura dedicata alla tenuta dell’Albo, anche se l’impatto sulla determinazione della contribuzione annuale a carico dei promotori finanziari sarà percepita nell’anno 2012, in ragione delle ultime rate di pagamenti in favore delle Camere di Commercio, con una riduzione consistente di € 5 che si aggiungerà a quelle attuate da APF in precedenza. A conclusione dei processi di riorganizzazione, è stata avviata anche l’attività di analisi e mappatura dei processi amministrativi e contabili al fine di rafforzare l’intero impianto procedurale ed assicurare la massima trasparenza alla gestione delle risorse finanziarie, secondo gli scopi istituzionali dell’Organismo, adeguando il sistema organizzativo alle regole previste dal D. Lgs. 8 giugno 2001 n. 231, che ha introdotto nell’ordinamento italiano la responsabilità degli Enti per illeciti amministrativi dipendenti da reato. L’adozione di un Modello di organizzazione, gestione e controllo ex d. lgs n. 231/2001 è stata una scelta discrezionale – operata in via cautelativa dal Comitato Direttivo che ha esteso ad Apf l’applicazione di previsioni normative relative alle società di capitali (i.e. false comunicazioni sociali, art. 2621 cod. civ.; operazioni in pregiudizio dei creditori, art. 2629 cod. civ; ostacolo all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza, art. 2638 cod.civ.; etc.) – affinché tutto il personale dell’Organismo e tutti gli altri soggetti allo stesso cointeressati seguano comportamenti tali da prevenire il rischio di commissione di reati. Il Modello è formalmente adottato nel 2012, con la nomina dell’Organismo di Vigilanza monocratico esterno. La continuità dello svolgimento della funzione pubblica è stata accompagnata da un contestuale rafforzamento della governance attraverso la previsione e la nomina del Vice Presidente e l’istituzionalizzazione della figura del Direttore Generale quale organo, nella previsione statutaria.

LA PRIMA RELAZIONE ANNUALE – La prima relazione annuale Apf, tenutasi a giugno, ha riscosso ampia partecipazione e confermato il grande interesse per un Organismo nuovo anche in termini di modello organizzativo tra gli enti che svolgono funzioni di rilevanza pubblica. Nell’anno si è proceduto al rilascio e consolidamento sia del nuovo sistema informatico di gestione della prova valutativa, che diviene integralmente proprietario, sia del nuovo sistema pagamenti. Il sistema proprietario di gestione della prova valutativa include il nuovo spazio pubblico (WorkSpace, pubblicato nel mese di dicembre al termine della 3° ed ultima sessione di prove) sul portale per la preparazione personalizzata alla prova da parte di ogni singolo candidato. L’attività di aggiornamento del database dei quesiti e della tassonomia è stata affidata all’Università LUISS con ulteriore abbattimento dei costi rispetto alla gestione precedente. Nel corso dell’esercizio sono stati sottoposti a modifica/sostituzione n. 245 quesiti. La realizzazione del nuovo sistema proprietario di gestione pagamenti ha permesso di riprendere fattivamente i contatti con Equitalia (riorganizzatasi in 3 divisioni su base geografica) per la definizione della procedura informatizzata di riscossione coattiva.

RIDUZIONE DEI COSTI – Il team di consulenti informatici dell’Apf è stato ridotto, ottimizzando i profili delle risorse allocate trattenendo le principali seniority, ed operando comunque una significativa riduzione dei costi senza conseguenze negative sull’operatività. Il portale rappresenta sempre più lo “sportello web” dell’albo con circa 20.000 utenti iscritti nelle aree riservate, di cui oltre 17.000 aspiranti promotori, ed oltre 2.700.000 visualizzazioni di pagine web. Il 2011 è stato caratterizzato inoltre dall’intensificarsi di attività di natura istituzionale, quali l’avvio delle analisi di fattibilità di progetti rivolti alla valorizzazione del ruolo e dell’attività del promotore finanziario e l’interazione con le Autorità preposte (Banca d’Italia, Consob, Isvap, MEF) in ordine alle ipotesi di semplificazione della disciplina riguardante i promotori. Nel secondo semestre 2011, per volontà dell’Assemblea, è stato nominato un gruppo di lavoro avente incarico di valutare progetti nell’ambito della formazione e della comunicazione, con la finalità di valorizzare il ruolo e l’attività del promotore finanziario, nonché tre tavoli tecnici istituiti appositamente per il raggiungimento del suddetto scopo. Con riferimento al personale di Apf, il totale delle risorse non è mutato. Il Bilancio consuntivo 2011 presenta un avanzo economico di oltre € 817.000,00 ed ha consentito di coprire interamente i disavanzi precedenti, portare a nuovo l’importo residuo di € 133.000,00, svincolare e rimborsare il finanziamento dei Soci. In altre parole, Apf ha raggiunto nel 2011 la piena ed efficiente operatività e la capacità di intraprendere ambiziosi ed innovativi progetti a favore del ruolo, anche sociale, e della valorizzazione dell’attività di promotore finanziario.

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