Consulenti, come gestire il tempo per aumentare la produttività

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Avatar di Hillary Di Lernia 15 Maggio 2020 | 11:06

Cari consulenti, quante volte vi sarà capitato di arrivare a fine giornata, magari anche molto stanchi e stressati, e alla fine rendervi conto che in realtà vi mancavano ancora molte cose da fare? Tranquilli, secondo diversi sondaggi, succede alla maggioranza delle persone e il problema sembra risiedere in una pessima gestione del tempo.

Ora, non vogliamo passare per gli eruditi del time management, ma crediamo che qualche consiglio utile possa far riflettere su quegli errori che abitualmente commettiamo e che incrementano in una certa misura frustrazione, nervosismo e insoddisfazioni varie che si possono poi riflettere in diversi aspetti della nostra vita.

  • Buona gestione del sonno: per iniziare al meglio la propria giornata lavorativa, bisogna partire da un corretto bilanciamento tra ore di veglia e ore di sonno. Alcuni dicono sia meglio dormire almeno 7 ore a notte, altri 8 e alcuni 5: questo vuol dire che esistono delle indicazione, ma poi è necessario che ognuno comprenda, in base alle proprie peculiarità, quale possa essere il giusto compromesso. Un altro consiglio è quello di riuscire a puntare la sveglia al mattino presto (5-6 am), in quanto nelle prime ore del giorno la maggior parte delle persone sta ancora dormendo, e di conseguenza arriveranno poche distrazioni. In questo modo ci si potrà concentrare meglio su se stessi e sui propri progetti.
  • Attenzione al telefono:molte volte la prima cosa che facciamo appena svegli è quella di controllare il nostro cellulare, sia per controllare eventuali notifiche sia per leggere le ultime news o svagarsi, magari giocando. Secondo uno studio effettuato dalla Counterpoint Research in merito al numero di ore che trascorriamo con il nostro smartphone, è emerso che oltre il 50% lo utilizza dalle 5 alle 7 ore al giorno. Un risultato impressionante, ma che rispecchia fedelmente la realtà vissuta da molte persone. Per questo motivo è importante imparare anche una corretta gestione del tempo passato con il nostro telefono. Quando stiamo svolgendo un’attività dove ci viene richiesto un certo grado di concentrazione, una soluzione potrebbe essere quella di lasciarlo fisicamente lontano da noi, preferibilmente in modalità aereo.
  • Imparate a dire di no: molte volte tendiamo ad accettare impegni solo per non far soffrire chi ce li ha proposti, ma che in realtà non apportano nulla alla nostra produttività personale. Selezionare con cura ogni singolo appuntamento è una tecnica fondamentale di pianificazione del tempo. Ogni volta che diciamo “sì” a qualcosa alla quale in realtà avremmo voluto dire di “no” stiamo togliendo energie alla nostra produttività.
  • La trappola della procrastinazione: “Lo faccio dopo”, “Appena ho un attimo lo guardo”, “Magari ci penso domani”. Siamo certi che queste espressioni vi siano abbastanza familiari. Il procrastinare risulta essere uno dei maggiori problemi quando si parla di time management. Quando ci accorgiamo di avere la tendenza a rimandare alcuni dei nostri impegni, cerchiamo di capirne il motivo. Probabilmente si tratta di compiti che riteniamo troppo difficili, oppure eccessivamente noiosi. Dopo aver individuato la motivazione, sarà più semplice trovare una soluzione, come ad esempio la suddivisione, delle attività troppo impegnative e dei progetti di grandi dimensioni in parti più piccole.
  • Blocchi senza interruzioni: una strategia molto efficace per organizzare la giornata lavorativa è fissare dei momenti per lavorare senza interruzioni. I blocchi possono avere una durata di 15, 30, 45 o 90 minuti, decisi in base ai propri ritmi ed esigenze. Durante queste sessioni non sono ammesse distrazioni di nessun tipo. Ovviamente è importante concedersi anche una pausa, che ha la stessa importanza di un blocco di lavoro intensivo. Andare a fare una breve passeggiata, leggere un capitolo di un buon libro, meditare, ascoltare musica rilassante sono solo alcune delle cose che si possono fare per ricaricare un po’ le nostre batterie. Per meglio gestire l’equilibrio tra blocchi di lavoro intensivo e pause si possono utilizzare alcuni strumenti o app che permettono di controllare come usiamo il nostro tempo.

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