Articolo a cura di Beatrice Cicala
Un tema caldissimo che affronto quotidianamente con i Consulenti Finanziari è la gestione del tempo.
Quando oltre ad essere Consulenti, si è anche Manager ad esempio, il tempo vola via velocissimo e le giornate arrivano al termine con l’impressione che non si sia fatto niente di produttivo.
La gestione del tempo dipende tutta dalle nostre abitudini [spesso cattive] e da quanta determinazione abbiamo nel cambiarle. Se “non abbiamo tempo” è solo colpa nostra. E’ ora di ammetterlo.
Capisco che il lavoro di oggi sia molto diverso da quello di 10 anni fa, che sia più complesso e articolato, ma per far fronte al cambiamento, l’unica cosa che dobbiamo fare è adeguarci modificando un po’ alla volta le nostre [spesso cattive] abitudini. Se vogliamo avere successo, s’intende.
Ci sono diversi metodi per gestire meglio il tempo ma nessuno di questi funziona se non si è severi con noi stessi nel rispettarli. L’organizzazione del tempo dipende tutta da noi. Un po’ come mantenersi in forma.
Il meccanismo mentale è lo stesso. Serve disciplina.
Il consiglio numero 1, più semplice nella teoria, più difficile da applicare è:
smettere di lavorare in emergenza.
Cosa significa? Rincorrere ogni giorno quello che c’è da fare. Lavorare sempre contro il tempo.
Pianificare per obiettivi e nel lungo periodo non è una cosa da raccontare solo ai clienti.
E’ il metodo di lavoro che voi per primi dovreste applicare programmando le attività su 12 mesi.
Gli appuntamenti clienti dovrebbero già essere anticipatamente programmati in agenda e fissati all’inizio del nuovo mese in base agli impegni che si sono aggiunti, quali riunioni o altre attività.
In questo modo, troverete immediatamente il tempo per fare attività di sviluppo e di marketing.
Quella benedetta agenda elettronica sul vostro costoso smartphone la dovete usare!!
“A me piace la carta”. Leggi un libro se ti piace la carta, non ha alcun senso usare oggi un’agenda di carta per il nostro lavoro. Non è funzionale, non è monitorabile, non permette l’invio di un link di connessione al destinatario, non permette la consultazione veloce ovunque voi siate, non permette di capire con un clic quante volte ho visto quel cliente in un anno.
Parentesi agenda a parte, pianificare le attività in anticipo, segnandole in agenda, esattamente come le vacanze o gli impegni famigliari, vi permetterà di capire immediatamente il tempo che rimane per potersi occupare di altro.
Lavorando in emergenza, sarete poco produttivi perché non avrete il tempo di organizzare le cose veramente importanti, la strategia di azione, dedicherete alla famiglia i ritagli di tempo e sarete stressati.
Secondo consiglio tanto banale, tanto difficile da applicare: smettere di rispondere a qualsiasi telefonata, a qualsiasi ora. Maledetto cellulare.
Se state già facendo un lavoro o ancor peggio state parlando con qualcuno, non dovreste rispondere ad alcuna telefonata. E’ mancanza di rispetto verso voi stessi, verso la persona con la quale state parlando e soprattutto vi distrae. Tornare alla concentrazione per concludere il lavoro che stavate facendo, costa molto più tempo.
Il punto è che rispondere a tutti non vi renderà più professionali, più bravi, più smart e multitasking. Anzi.
Vi renderà più stressati, poco impegnati agli occhi dei clienti e poco produttivi.
Il trucco sta nel fissare dei blocchi di tempo in agenda chiamati in gergo “buffer” o cuscinetti, per richiamare le persone che vi hanno cercato, durante la giornata. Capisco che questo metodo non funziona se prima non viene applicato il consiglio #1, per questo è fondamentale avere un’agenda pianificata.
Ogni attività dovrebbe avere il giusto slot di tempo. Un buon cuscinetto per richiamare le persone potrebbe essere quando vi mettete in macchina al mattino, ad esempio oppure prima/dopo pranzo.
Lo smartphone è nato per aiutarci, non per complicarci la vita. Ricordatevelo sempre.
Il terzo consiglio: mettere delle etichette alle attività. Non può essere tutto urgente sempre, ogni giorno.
Se è tutto- urgente-ogni-giorno significa che siete disorganizzati e lavorate con persone disorganizzate. Questa è la dura verità. Prima ne prendete atto e prima potrete agire nella soluzione.
Dotarvi di un’assistente alla quale delegare la gestione del vostro tempo dovrebbe essere l’ABC di un professionista, ma dato che vi piace fare tutto da soli, perlomeno imparate a mettere delle etichette alle vostre attività.
Lasciando perdere le attività di cazzeggio, che dovrebbero essere inserite nelle rarissime agende dei Consulenti Superorganizzati, il resto delle attività si dividono in urgente, importante, delegabile.
Urgente oggi è una scadenza prevista per oggi. Super riconoscibile direi.
C’è qualcosa che va fatto entro oggi? Qualcuno ti ha chiesto di consegnare un file o di dare una risposta entro oggi? Un cliente aspetta una risposta entro oggi? Tu hai detto a qualcuno “entro oggi faccio questa cosa”?
Ecco. Se l’attività in questione non risponde a queste domande, non è urgente. Potrebbe essere importante.
Importante è un’attività che devi fare tu ma che può essere programmata, alla quale va assegnata una scadenza.
Potrebbero servirti anche altre informazioni per poterla chiudere. Ricerca o assegna quindi delle sotto-task ad altre persone per fare in modo che possa essere portata a termine nel minor tempo possibile.
Segnala in agenda.
Se passerà ad urgente, potrai tracciare il perché non è stata eseguita in tempo e correggere il tiro per la prossima volta.
Delegabile è un’attività che non devi o non dovresti fare tu.
Se ti rendi conto che ci sono molte attività, come si dice, time-consuming, è il caso di valutare di coinvolgere un’assistente. Il tuo tempo costa troppo per fare queste attività e il tuo lavoro è un altro.
Sono certa che le assistenti già presenti nel tuo ufficio siano più che disponibili nell’aiutarti, oppure oggi ti puoi rivolgere anche ad un’assistente virtuale, senza accollarti il costo e la responsabilità di un dipendente.
Le attività delegabili sono le attività che fatte da te, o fatte da una terza persona, non cambia niente.
Oppure sono le attività per le quali tu non hai le giuste competenze e che quindi consumano il doppio del tempo e il doppio dei soldi per essere portate a termine.
La gestione del tempo auspicabile dovrebbe essere fatta innanzitutto di serenità.
Dovremmo alzarci al mattino sempre con il sorriso, aprire l’agenda e avere tutto sottocontrollo.
Dovrebbe avere poche urgenze, una brava assistente al monitoraggio di tutto e tante belle cose importanti da fare, quelle per le quali siamo pagati e che crescono il nostro portafoglio e la nostra attività.
Si può fare. Dipende solo da noi.