Articolo a cura di Beatrice Cicala
Non riesci a staccarti dal tuo business neanche per qualche giorno, altrimenti rischi di far crollare tutto? Ti sembra di correre, correre senza portare a casa dei risultati concreti?
Se ti senti così, è ora di iniziare a lavorare in modo più organizzato. Creare delle procedure che ti permettano di velocizzare il tempo e ottimizzare il tuo lavoro è fondamentale. Poi se ti rendi conto che dovrai lavorare ancora per quindici, vent’anni… beh, forse iniziare a delegare potrebbe essere una buona idea!
Soprattutto per il consulente finanziario che lavora da solo, il tempo è la risorsa più importante, non può essere sprecata e tutto dovrebbe filare liscio. Invece no, spesso durante un’attività ci sia si accorge che manca un pezzo, oppure si è dal cliente e ci si accorge che manca un modulo, o quella pratica è partita senza autorizzazione, oppure si deve ripetere alle persone, ogni volta sempre le stesse cose, perché non si hanno appunto delle procedure già pronte e confezionate che supportino il business.
Sembra una cosa complicata, ma creare procedure e routine è qualcosa di poco tecnico e molto logico.
Fare una lista delle attività frequenti, delle attività potenzialmente da delegare, anche proiettandoti nel futuro con l’idea di migliorare la qualità della tua vita, ti permetterà di costruire i processi e le procedure della tua azienda di consulenza finanziaria.
L’obiettivo è quello di creare un ambiente di lavoro per te e per il tuo team, funzionale a lavorare in modo più intelligente e non più duramente. Fare meno, per ottenere di più. Ma soprattutto sapere sempre cosa va fatto e quando.
Non dovrai creare procedure per tutto! Non all’inizio almeno.
Fai la lista delle attività e delle casistiche di cliente più frequenti, di quelle pratiche più complesse che ogni volta ti fanno impazzire, soprattutto quelle che ancora sono su carta. Fai la lista delle cose che tutti i clienti ti domandano sempre e delle soluzioni che ripeti ogni volta.
Ricordo ad esempio, che pratiche assicurative, societarie, successorie o quando il cliente aveva qualche caratteristica in particolare, la percentuale di errori, di perdite di tempo o di documenti mancanti, si alzava velocemente!
Oppure, tutte quelle attività “stagionali” come il rinnovo di polizze, il rinnovo dei dati, la consegna delle certificazioni, la richiesta di bancomat o altre carte, come richiedere un nuovo pin, etc… non dovrebbero portarti via neanche cinque minuti perché tutto dovrebbe essere automatizzato o finire in un documento che spieghi “come fare per”.
O ancora, per tutti quei consulenti finanziari che curano anche il personal brand e la comunicazione, oltre alla customer experience è bene avere procedure per come iscrivere un nuovo cliente alla propria newsletter, come preparare un post per i social, come caricare un articolo sul blog e così via.
Individua innanzitutto delle macroaree: sarà più facile per te e per il team trovare velocemente le procedure di lavoro.
Per ogni attività poi, vanno definiti tutti gli step, i documenti necessari, i tempi di reazione e, se necessario, aggiungi delle altre note, nel caso ci fossero diverse casistiche.
NOTA BENE: Procedura, significa usare frasi brevi, definire azioni da fare, predisporre elenchi puntati e checklist. Non esiste altro modo di creare procedure. Se necessario, è possibile invece aggiungere immagini a supporto di un’azione.
La prima redazione è sempre la più grezza, ma già funzionale. Di fronte ad un’attività complessa, o a un periodo di stress, avere davanti un elenco di cose da fare o una checklist è una manna dal cielo, vedrai!
Il secondo step è quello di migliorare il processo, aggiungendo man mano nuovi dettagli, aggiornando la procedura e inserendo altri casi. Tutto fatto nell’ottica di non perdere più tempo e potenzialmente delegare quando sei assente, in vacanza o a una tua assistente.
In questo modo il tuo metodo di lavoro prende forma.
Non è più qualcosa di astratto esistente solo nella tua testa, ma diventa concreto.
Lo devi fare innanzitutto per te, per lavorare meglio e lo puoi fare per chi lavora con te, in modo che possa portare avanti l’azienda che hai creato, senza impazzire nel trovare soluzioni, o fare qualcosa che a te non piace o che non è stata definita anticipatamente.
E’ questione di organizzazione.