Articolo a cura di Beatrice Cicala
La consulenza sulla gestione del tempo e sull’organizzazione del lavoro è una delle attività che mi viene, da sempre, più richiesta. Oggi moltissimi consulenti finanziari si trovano con l’acqua alla gola, incapaci di trovare il tempo per sviluppare il proprio business, mantenendo il portafoglio esistente sotto controllo.
Quando ci si trova in questa situazione, avere pieno controllo del proprio tempo e consapevolezza di quali sono le attività core della propria impresa è fondamentale. Solo in questo modo è semplice prendere decisioni, delegare, investire e di conseguenza, crescere.
Arrivarci però è un processo di analisi molto importante e profonda.
In questo articolo voglio provare a illustrarti la procedura che metto in atto ogni volta che mi trovo di fronte ad un consulente finanziario che ha bisogno di riorganizzare il lavoro.
Parto sempre da qui: fermarsi e mettere un punto.
La prima decisione che devi prendere è questa, altrimenti sarà sempre un procrastinare a domani, sarà sempre un lavoro fatto a metà. Devi tirare una riga e cambiare da subito, in modo radicale. Lo so che è difficile, ma è solo così che funziona, soprattutto se sono anni che lavori allo stesso modo e anni che propri a diventare più produttivo.
Innanzitutto, prendi la lista delle millemila cose da fare oggi e aggungi tutte quelle che ti restano per la settimana. Poi, fai la lista delle macrocose che fai, tutte le tue attività, dalle più semplici alle più complesse. Tutte senza tralasciare niente. Le perdite di tempo, sono incluse, ovviamente!
Nel primo caso miglioreremo l’organizzazione del tempo, nel secondo caso l’organizzazione del lavoro, che permette di mantenere l’organizzazione del tempo.
Ricorda sempre che è il 20% delle tue attività a fare l’80% dei tuoi guadagni, non il contrario.
Questo significa che oltre ad imparare a delegare, un consulente finanziario non può perdere il focus sul 20% che mantiene in piedi e stabile il business. Quel 20% non deve mancare mai, ogni giorno e deve essere eseguito in modo impeccabile. Tutto il resto è certamente importante, a volte urgente, molto spesso delegabile.
Cerchiamo ora di dare un senso alle attività schematizzandole attraverso la nota matrice di Eisenhower, di cui sento parlare in continuazione, ma che poi nessuno mette in pratica per davvero.
Un po’ come quando risparmiare prima di spendere sembra un’ovvietà e poi nessuno lo fa.
Q1 – URGENTE: tutto ciò che ha bisogno di immediata attenzione, che mette in crisi il tuo personale sistema [professionale e/o personale] e che potrebbe impattare su di esso. Tutto quello che aggiunge valore al tuo business, come la chiusura di un contratto importante, o al contrario, la telefonata di un cliente arrabbiato.
Solitamente le attività davvero urgenti sono davvero poche: nel bene e nel male non capita tutti i giorni di dover gestire qualcosa che impatta fortemente sulla nostra vita.
Da qui dovrebbe partire la riflessione che dovresti darti una calmata e smettere di rincorrere le tue giornate perché se vivi in emergenza, significa che sei diventato schiavo del tuo tempo e non ha davvero capito cosa è urgente e cosa è importante.
Q2 – IMPORTANTE: tutti dovremmo lavorare qui, sulle attività importanti. Qui mettiamo le fondamenta del nostro successo, qui hanno sede le buone abitudini, i processi, la pianificazione e l’organizzazione del tempo. Qui si studia come impostare l’agenda, come pianificare il tempo guardando gli obiettivi a 12 mesi, poi a trimestre, poi a mese, poi a settimana e poi quello che devo fare oggi ne diventa una semplice conseguenza.
Qui ci sono tutte le cose che “vanno fatte”. Il nostro lavoro, in tutti i suoi adempimenti, lo studio, lo sport.
La nostra vita famigliare che spesso siamo più bravi a pianificare, rispetto al lavoro.
Tutte queste attività dovrebbero essere allocate in agenda: la gestione e la preparazione delle pratiche dei clienti, gli appuntamenti, tutte le nuove operazioni da fare, la strategia di business, il marketing, la preparazione e le ricerche di mercato per alimentare il nostro business, il networking, etc..
Organizzare bene il nostro lavoro, la nostra agenda, ci permetterà di assorbire l’emergenza e di essere consapevoli di cosa invece va delegato ed eliminato.
Q3 – DELEGARE: tu fai il 20%, qualcun altro dovrebbe fare l’80%, ovvero tutto il resto.
Cosa c’è nel 20%? La relazione con il cliente e lo studio della strategia commerciale e di marketing per come farne altri. Fine.
Di tutto il resto dovrebbe occuparsi una tua assistente. Il resto è esecutivo, non è strategia. E se vuoi guadagnare tempo, se vuoi crescere e sviluppare il tuo business, non puoi permetterti di fare l’esecutivo perché non è quello il tuo ruolo di consulente imprenditore.
In questo quadrante cadono inoltre tutte le nostre cattive abitudini che rendono urgente, anche se non importate la tua presenza: controllare sulla delega, voler rispondere tu a una mail o una telefonata, anche se non necessario, utilizzare frasi come “se me lo faccio io, faccio prima..” cattive abitudini che spostano il tuo focus, dal 20% sull’80%. Spostarsi al Q3 è l’errore più semplice in cui cade un consulente finanziario che non ha ben chiari i suoi obiettivi e che soprattutto non ha sotto controllo la situazione. In questo quadrante si cade inoltre quando manca la concentrazione necessaria per lavorare sul Q2.
Purtroppo o per fortuna, la gestione del tempo è tutta questione di testa e forza di volontà.
Q4 – ELIMINARE: se hai tanto lavoro da fare, se vuoi crescere, se vuoi sviluppare il tuo business e hai problemi con la gestione degli altri tre quadranti, proprio non puoi perdere tempo qui. Principalmente andrebbero eliminati i costanti caffè con i colleghi, chiacchiere sulla gestione dell’ufficio e dei costi del consorzio nei corridoi, lamentele sulla burocrazia o sui sistemi informatici. Secondariamente, dovresti smettere di procrastinare attività, di riempire la scrivania di carte, di non programmare le tue attività in agenda e di preferire il tuo “tenerti tutto a mente”. Smettere di rispondere a ogni telefonata per sentirti produttivo e smettere di inoltrare messaggini demenziali su whatsapp, anziché concentrarti e lavorare seriamente.
So bene che tutto questo non era scritto nella lista delle cose che fai ogni giorno, ma credimi che queste attività di contorno sono capaci di rubare tempo prezioso alla tua giornata lavorativa. Se finisci sempre tardi di lavorare ad esempio e gli altri tre quadranti non sono ben organizzati, significa che nel Q4 ci passi purtroppo molto tempo.
Tutto è risolvibile. Basta volerlo. Prenderne coscienza è già un buon primo passo.