Consulenti, così si gestisce il tempo

A cura di Maria Grazia Rinaldi

Chi ha la tendenza ad avere problemi con la gestione del tempo deve pianificare meglio. C’è chi sembra nato per pianificare la propria vita e chi proprio non ci riesce. Quando pianifichiamo stiamo lavorando per priorità, abbiamo scelto noi su cosa investire il nostro tempo, le nostre risorse ed energie. La prima difficoltà che incontriamo nella pianificazione sta nello stabilire delle priorità. Dobbiamo renderci conto dell’utilità della programmazione, ci costringe a costruire una scala di priorità. Alcune persone credono che pianificare il tempo significhi perdere la libertà e la creatività. In realtà quando abbiamo un buon piano non disperdiamo più il tempo e siamo più liberi di esprimerci in modo creativo. Il piano è il nostro gps personalizzato, ci accompagna nel raggiungimento delle nostre mete. deve piuttosto adeguarsi in funzione di quelle variabili che non sono sotto il nostro controllo. Quanto più dettagliato sarà il piano, tanto più sarà facile per noi proseguire nel percorso. Una pianificazione efficace ed efficiente ci aiuta oltre che a gestire meglio il tempo anche a ridurre lo stress poiché acquisiamo la possibilità di verificare dove siamo rispetto a quando siamo partiti e ad adottare eventuali correttivi.

Con il piano, iniziamo ad assumere il controllo della nostra vita al 100% e aumentiamo la produttività, poiché abbiamo una mappa da seguire che ci indica la strada per il raggiungimento del nostro obiettivo. Avere una mappa non significa non avere problemi, per questo non deve essere immutabile, deve piuttosto adeguarsi in funzione di quelle variabili che non sono sotto il nostro controllo. Quanto più dettagliato sarà il piano, tanto più sarà facile per noi proseguire nel percorso. Una pianificazione efficace ed efficiente ci aiuta oltre che a gestire meglio il tempo anche a ridurre lo stress poiché acquisiamo la possibilità di verificare dove siamo rispetto a quando siamo partiti e ad adottare eventuali correttivi.

Risorse personali
Alcune persone non riescono a raggiungere i propri obiettivi perché disperdono il proprio tempo dato che il tempo è la risorsa più preziosa di cui disponiamo, non ci possiamo proprio permettere di perderlo. Se non gestiamo il nostro tempo, sarà il tempo che gestirà noi. Avere un piano strategico ci consente di rimanere più focalizzati e concentrati poiché avremo chiaro oltre che l’obiettivo, l’intero processo. Con il piano a portata di mano ci potremo godere il viaggio. Tutti abbiamo lo stesso tempo a disposizione, la differenza la fa il come lo impieghiamo. Per gestire il tempo al meglio, dovremo intanto iniziare a programmare le nostre giornate in modo tale che l’attività più importante per noi venga fatta nel momento della giornata in cui siamo più produttivi. Proprio in queste ore bisogna svolgere le attività che generano maggior valore. Ognuno di noi sa qual è il proprio momento di maggiore produttività, per qualcuno sarà la mattina presto, per altri la sera, l’importante sarà imparare a conoscersi bene per sfruttarli al meglio. Le persone che gestiscono in modo efficace il proprio tempo programmano in maniera meticolosa, stabilendo per ogni attività il tempo adeguato da dedicargli. Nel 2013 la Harvard Business Review fece un esperimento sulla produttività e constatò che il 41% del tempo dei lavoratori veniva speso in attività che davano poca soddisfazione. Essere occupati non significa fare cose importanti. Avere un piano ci permetterà di concentrare le nostre energie in attività ad alto valore aggiunto.

Saper dire no
Ci sveglieremo la mattina meno stanchi e più energici perché sapremo già cosa fare. Indirizzeremo infatti le energie nel fare e non nel capire cosa fare! Una ultima chiave fondamentale nella gestione del tempo, come disse Steve Jobs, è questa: “focalizzarsi significa dire di no”.

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