Mail con allegati troppo pesanti, catene di S. Antonio 2.0, uso indiscriminato della funzione “Rispondi a tutti”: questi sono solo alcuni degli errori che si verificano quotidianamente quando si usa la posta elettronica.
Hays – uno dei leader a livello globale del recruitment specializzato – ha stilato un vero e proprio decalogo dei “si fa e non si fa”.
Ecco le 10 regole individuate dagli esperti Hays per comportarsi correttamente su Internet.
- COME USARE LA FUNZIONE “RISPONDI A TUTTI”
Chi riceve il messaggio di posta elettronica come destinatario principale dovrà agire in merito e rispondere tenendo in copia tutti i destinatari; mentre chi riceve la mail in “copia conoscenza” viene solo informato e non è chiamato a rispondere. Qualora volesse apportare ulteriori informazioni alla corrispondenza è sempre bene che usi con cautela l’opzione “Rispondi a tutti”: può infatti decidere di rispondere solo al mittente o alle persone più indicate.
- NON SPARLARE DEI COLLEGHI VIA MAIL
Il contenuto delle email inviate dal computer aziendale non va considerato privato: per questo occorre fare sempre attenzione a quanto si scrive, per evitare che in futuro il messaggio possa danneggiare lo stesso mittente. È sconsigliato per esempio scrivere messaggi stupidi o in cui si parla male di un collega, peggio ancora del capo, perché potrebbero arrivare erroneamente ai diretti interessati, facendo passare momenti davvero imbarazzanti alla persona che li ha inviati.
- PRESTARE ATTENZIONE AGLI INOLTRI DELLE EMAIL
Anche lavorando di fretta e sotto pressione, per non incorrere in vere e proprie gaffe e scongiurare guai più seri in ufficio, occorre evitare di inoltrare mail con contenuto sensibile al destinatario sbagliato. Va prestata la massima attenzione: un clic di troppo ed informazioni sensibili e non divulgabili potrebbero diventare di pubblico dominio.
- NO AGLI ALLEGATI TROPPO PESANTI
Si deve tener presente che è sconsigliato inviare allegati troppo pesanti, evitando di intasare la mailbox del destinatario. Ormai la maggior parte degli utenti utilizza la posta su smartphone e tablet e ricevere allegati di grandi dimensioni può davvero essere fastidioso.
- EVITARE LO SPAM!
È contrario alla netiquette inviare spam e messaggi appartenenti a catene di S. Antonio. Questo tipo di corrispondenza non solo è inutile e intasa la casella di posta, ma è considerata indisponente dalla maggior parte dei destinatari.
- NON INVIARE MESSAGGI SENZA OGGETTO
Anche l’invio di mail senza un oggetto è sconsigliato. L’oggetto è utile per categorizzare i messaggi e dare loro priorità nell’ordine di lettura. Inoltre, un buon oggetto evita che il messaggio venga cancellato prima di essere letto.
- CHIEDERE LA CONFERMA DI LETTURA CON DISCREZIONE
È buona norma prestare attenzione a quando richiedere la conferma di lettura. Nella maggior parte dei casi, infatti, dà solo noia. Se è davvero importante sapere se il messaggio è stato letto, è molto più efficace una telefonata mirata.
- NO AL MAIUSCOLO
Non fare uso indiscriminato di parole scritte in maiuscolo. Esse, infatti, corrispondono al tono di voce alto del parlato e dunque denotano nervosismo.
- NEL CASO DI INVII DI MASSA, UTILIZZARE IL CCN
Particolarmente scorretto è l’invio di email di massa. Se proprio si deve mandare una mail a molteplici destinatari che non si conoscono, mai inserirli tutti nel campo “A” o “CC”. In questo modo gli indirizzi, spesso privati, verrebbero mostrati apertamente a tutti i destinatari, con un’implicita violazione della privacy. Meglio scegliere il CCN (copia conoscenza nascosta).
- RISPONDERE AL QUOTE
Rispondere a un messaggio includendo anche il testo del mittente consente di mantenere un riferimento per le risposte successive, facilitando la comprensione della conversazione.