Come rendere utili le riunioni

L’UTILITA’ DELLE RIUNIONI – Da parecchi anni si discute sull’utilità delle riunioni per incrementare il livello di prestazione degli individui. Si sono spesi fiumi di parole e di libri senza arrivare ad un risultato definito, complice anche la tecnologia che ha ottimizzato le modalità di comunicazione a distanza che oggi possono essere considerate una validissima e più economica alternativa ai meeting vis-à-vis. La crisi post 2008 ha evidenziato, ancora una volta, i limiti di un modo di lavorare non più attuale dove l’esercizio della leadership non può più essere basato su informazioni privilegiate utili per gestire la comunicazione verso i colleghi e riunioni di aggiornamento con i PF. Alle volte, soprattutto per aggiornare gruppi numerosi di persone su temi specifici è utile incontrarsi ma bisogna che i manager si ricordino che i meeting  sono fatti per chi ascolta e non per chi parla e che è necessario avere il massimo rispetto del tempo di tutti (molti colleghi devono alzarsi all’alba per arrivare in tempo alle riunioni).

CAMBIARE LE NOSTRE ABITUDINI – Occorre quindi provare a cambiare le nostre abitudini cercando nuove formule di gestione di gruppi di colleghi maggiormente adatte ad affrontare i tempi attuali. Viviamo sempre in riunione e questo modo di lavorare, tipico di molte reti di PF, può essere oggi migliorato seguendo alcune semplici regole. Innanzitutto la gestione della comunicazione come esercizio di potere non ha più molto senso. Si corre solo il rischio di rallentare il passaggio delle informazioni e diventare colli di bottiglia poco utili all’organizzazione e ai colleghi. Oggi le informazioni devono girare il più velocemente possibile perché pochi giorni di ritardo (alcune volte poche ore) possono causare grossi danni. La velocità del mondo è cambiata e se non ci adeguiamo rischiamo di avere grossi problemi. Certo si paga il prezzo di una maggior confusione ma i benefici sono decisamente maggiori dei minus spesso utilizzati, tra l’altro, come alibi. Compito del manager è spiegare bene l’informazione e arricchirla con le giuste valenze commerciali.

RIDURRE LE RIUNIONI – Riduciamo del 50% le riunioni che facciamo e, se proprio dobbiamo, riduciamo del 50% il tempo ad esse dedicato. Molto meglio incontri individuali e formule di comunicazione più dirette ed empatiche. Se proprio dobbiamo fare delle riunioni definiamo chiaramente gli obiettivi e siamo il più concreti possibile ricordandoci che dobbiamo dedicare il maggior tempo possibile ad affrontare il come vendere un prodotto/servizio/azienda e meno a tutto il resto. Non siamo amministrativi o esperti legali ed il nostro tempo, a maggior ragione se in una riunione, deve essere concentrato sull’attività principale e non su tutto il resto. Coinvolgiamo le persone capaci. Il più delle volte basta saper ascoltare e mettere a fattor comune i casi di successo per dare un vero e concreto valore aggiunto. Se le riunioni hanno più di dieci partecipanti, facciamo sempre compilare una scheda anonima di feedback in modo da sapere se siamo sulla strada giusta o ci stiamo auto-incensando, come purtroppo spesso accade.

IMPEGNO, COMPETENZA ED ENERGIA – La nuova leadership si misura oggi attraverso l’impegno, la competenza e l’energia e non su quante riunioni si tengono al mese oppure quante informazioni si hanno prima degli altri. Anche in questo caso occorre stravolgere regole consolidate e ricordarsi sempre che sapere accompagnare un collega in affiancamento, da un cliente importante o da un potenziale, vale molto più di mille slide colorate e filmati vari. Il tempo del “cinema” è finito, adesso è ora di sostanza e di competenza. Si vive bene anche senza tante riunioni e magari si scopre che si ottengono anche risultati migliori.