Verso il paperless banking

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Angelo Deiana di Angelo Deiana25 marzo 2019 | 09:09

In questa nuova tappa del viaggio di approfondimento sul futuro del banking in cui ci accompagna Alice Giulia Alessandroni, brillante ingegnere gestionale e coautrice di questo pezzo, cercheremo di affrontare un tema sempre ai margini del dibattito sul fintech e sulle nuove sfide che tale rivoluzione impone: il paperless banking.

 

Priorità al digitale

La conservazione digitale sta assumendo una rilevanza nel settore finanziario: le iniziative di dematerializzazione si confermano come principale priorità d’investimento nella digitalizzazione dei processi end-to-end per circa l’80% delle banche italiane interrogate da Abi Lab.

D’altra parte, il nostro sistema bancario sa bene che la gestione documentale cartacea comporta alti costi durante il ciclo di vita del cliente. Ad esempio, la quantità di dati archiviati in forma digitale è aumentata del 21% annuo negli ultimi 5 anni ma, nel contempo, la sola contrattualistica archiviata è contemporaneamente cresciuta del 23% annuo nello stesso periodo a causa del sempre maggior impatto dei processi di compliance.

 

Costi da abbattere

Importanti università e società di consulenza stimano che, introducendo la tecnologia per processi paperless nella value chain, le spese di operatività amministrative possono essere ridotte fino al 25%, con una conseguente diminuzione di circa il 65% dei costi associati di record management. Senza dimenticare che la revisione di processi di conservazione e di gestione fisica degli spazi, considerando lo stock (dematerializzazione ex post) e la nuova produzione (visione paperless), permette altresì ridurre i tempi di trasformazione digitale imposte alle banche dall’avvento del fintech.

 

Gli ostacoli

Ma tali consapevolezze si scontrano con regole e controlli sulla compliance dove sono ancora utilizzati dalle banche lunghi processi cartacei non ancora allineati per ottenere forms da completare e ricompletare che servono a “validare” il cliente in accordo con le normative. E, dunque, il disagio causato dal differenziale tra velocità di cambiamento tecnologico e (non) innovazione istituzionale si esprime in una resistenza al cambiamento da non sottovalutare. Ecco perché, per avviare la trasformazione al digitale, sono richieste una pluralità di aree di intervento, come dimostrano anche le esperienze internazionali con cui abbiamo effettuato confronti.

 

Partire dall’architettura

La prima esigenza che emerge è quella di avere un design architetturale di realizzazione dei processi organizzativi che sia chiaro e comprensibile sia alla line (che si tende spesso a privilegiare) che al back office. Un tema che si collega strettamente alla gestione della transizione, ovvero alla pragmatica fattibilità del passaggio al nuovo attraverso la modalità di integrazione della documentazione esistente nei processi digitali o il mantenimento della stessa nello stock fino alla macerazione. Tale logica impatta direttamente hardware e software e i relativi costi di investimento perché, pur prevedendo un costo a regime inferiore rispetto alla carta, il break-even si posiziona intorno ai 2 anni rispetto al Roi.

 

Abbattimento degli sprechi

Detto questo, rimane comunque chiaro che i benefici sono tanti e significativi. La creazione di una vera banca senza carta, infatti, oltre a sfruttare la scalabilità tipica dei sistemi digitali, permette di ridurre (se non eliminare del tutto) il warehousing con i suoi sprechi e i rischi di smarrimento collegati ai costi per le perdite operative. Allo stesso tempo, tale modello velocizza la trasmissione e la facilità di accesso dei flussi documentali e, attraverso evoluzioni fintech come la blockchain è in grado di fornire garanzie di immodificabilità ed efficacia dei controlli

In sintesi, una cosa è certa: nel futuro mondo del banking paperless, la tecnologia è certamente una leva fondamentale, ma è necessario parallelamente ridisegnare alcuni processi collegati come back-office, legale e compliance. Come in ogni processo di change management, allora, il focus rimane comunque sulle persone, che dovranno implementare il cambiamento in corso, al fine di farevivere al cliente esterno la migliore esperienza possibile. Un’esperienza che inizia sempre dall’interno.


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