Di seguito l’intervento di Maria Grazia Rinaldi, head hunter e psicologa iscritta all’albo, si occupa da molti anni di selezione dei consulenti finanziari.
Il mito del multitasking sta prendendo sempre più piede, perché si pensa che sia sinonimo di efficacia e di efficienza. Purtroppo non è così e gli studi scientifici lo confermano. Secondo le neuroscienze il multitasking non è assolutamente possibile.
Ne spiega bene il perché Earl Miller, ricercatore statunitense esperto internazionale di studi sull’attenzione e sul decision- making. Miller descrive quali sono le ragioni per cui gli esseri umani non sono strutturati per svolgere più compiti contemporaneamente. Se crediamo il contrario, afferma, “ci sbagliamo di grosso, anche se è proprio il nostro cervello a illuderci”. Purtroppo sono ancora poche le persone che si rendono conto dei pericoli che nasconde questa attività. Continuiamo infatti a parlare al telefono mentre guidiamo, a leggere i messaggi mentre camminiamo e tanti altri casi. In alcuni esperimenti si sono notati, in casi di più attività in contemporanea, un aumento dei tempi di reazione, un calo drastico dei risultati e un aumento degli errori. Altri studi ancora hanno dimostrato che una persona concentrata a svolgere una determinata attività, se interrotta può impiegare fino a 25 minuti per ritrovare lo stesso livello di concentrazione e rientrare in quello che in gergo si chiama “flusso”.
ATTENTI ALLO STRESS – Il “flusso” è quella situazione nella quale ci troviamo quando siamo concentrati totalmente su una cosa e, dopo un po’, è come se un’energia potente ci pervadesse e ci portasse a non fermarci, la mente è lucida, pronta, attenta e tutto sembra venire facile e fluido. Ma quando veniamo interrotti dal nostro flusso, come abbiamo detto prima è difficile rientrarci.
Il termine multitasking non nasce dalla psicologia, ma dal campo dell’informatica. Fa riferimento, infatti, alla capacità di un sistema operativo di svolgere più compiti contemporaneamente. Oggi, grazie alla tecnologia sempre più avanzata, si creano sempre di più le condizioni per dover compiere più azioni contemporaneamente. Non sto dicendo di non farlo, ma di fare in multitasking solo azioni di routine piuttosto che le cose importanti. I compiti che richiedono la nostra totale attenzione vanno fatti uno alla volta. Se nella nostra mente il multitasking è sinonimo di velocità e maggiore produttività, nella realtà il multitasking aumenta la produzione di cortisolo, l’ormone che genera lo stress. Perché il multitasking non è funzionale per il nostro benessere e per la nostra crescita professionale?La risposta è semplice. Perché siamo stati creati per fare una cosa alla volta. E quando facciamo una cosa alla volta siamo potenti e concentrati.
EVITARE LA DISPERSIONE – Tutte le nostre energie sono focalizzate, verso un unico obiettivo, evitando così la dispersione. Essere efficiente non significa fare più cose simultaneamente, piuttosto il contrario, è efficiente chi ottiene un risultato con il minor dispendio possibile di risorse. Fare più cose insieme, come scrivere una email mentre parlo al cellulare, oppure scrivere una mail mentre rispondo a un collega, mi aiuta a gestire meglio il tempo e a essere più produttivo? La risposta è negativa: anche se all’apparenza sembriamo in grado di fare più cose contemporaneamente, è una mera illusione del nostro cervello, le stiamo facendo sì tutte, ma non al meglio, anzi a volte tutte male. Se essere efficienti vuol dire fare le cose con il minor dispendio di risorse, essere efficaci vuol dire raggiungere i risultati fissati. Oggi, per necessità, abbiamo la tendenza a essere multitasking, ci viene richiesto di esserlo, di essere sempre “sul pezzo”, di essere sempre raggiungibili e disponibili. Fare più cose alla volta non vuol dire assolutamente lavorare meglio, ma essere più esposti invece a errori e distrazioni. Il segreto per lavorare bene è fare una cosa alla volta. Il motivo è biologico: il cervello non può concentrarsi efficacemente su più cose insieme, se non con uno sforzo extra che porta solo confusione, approssimazione ed errori.
La vera abilità per portare a termine un compito dipende da come e quanto una persona è in grado di concentrarsi su una cosa alla volta. Essere monotasking quindi è una delle chiavi del successo.
EVITARE IL SOVRACCARICO –Il segreto per lavorare bene, come spiega il professor Miller, è dunque fare una cosa alla volta. Come riuscirci? Fissiamo un compito e un obiettivo. Innanzitutto rimuoviamo ogni distrazione, teniamo lontano il cellulare e mettiamolo in silenzioso se proprio non vogliamo spegnerlo. Teniamo a vista solo le cose che ci servono per il nostro compito. Se siamo al pc, disattiviamo la ricezione di mail e se siamo sul web cerchiamo solo ciò che ci serve. Se mentre stiamo portando avanti il nostro compito ci vengono idee, spunti di riflessione su altre cose annotiamoli velocemente e andiamo avanti. Li riprenderemo solo dopo aver terminato il nostro compito. Se avvertiamo un calo di attenzione, usciamo a fare una passeggiata, contribuisce a ossigenarsi e a riconcentrarsi sul proprio obiettivo. Con un po’ di allenamento, essere monotasking non sarà più una sfida ma un piacere. Secondo gli esperti anche se pensiamo di poterci concentrare su diversi processi nello stesso momento, in realtà ci focalizziamo sempre su un processo cognitivo alla volta. Non possiamo fuggire da quello che la natura ha pensato per noi: almeno in questo caso ci dobbiamo rassegnare. Tutto questo i consulenti finanziari di successo lo sanno molto bene. Loro lavorano per “blocchi” unici. Già nel 1980, secondo lo psicologo William James, l’attenzione è il “prendere possesso con la mente in forma vivida e chiara di un oggetto o di un pensiero tratto da quelli che sembrano possibili simultaneamente. La focalizzazione e la concentrazione della coscienza ne costituiscono l’essenza. Essa implica il ritrarsi da alcune cose per poterne trattare altre con efficacia”. Questo perché, secondo il noto psicologo, il nostro sistema cognitivo ha un numero di risorse limitate e per evitare una situazione di “sovraccarico” si rende necessario che solo una parte di tali informazioni in ingresso vengano elaborate approfonditamente per poi diventare coscienti.
L’ADVISOR MONOTASKING – Il consulente di successo è consapevole di tutti questi meccanismi, tanto che lavora per blocchi di attività e solo una volta che ne ha terminato uno passa al successivo. Non lavora in emergenza, ma distingue le cose urgenti da quelle importanti. È consapevole che l’attenzione non dura per sempre, quindi quando si interfaccia con il cliente è molto attento a considerare il suo livello di attenzione, comprende quando è il caso di modulare la voce, o cambiare argomento in modo da che catturare di nuovo l’attenzione del suo interlocutore. Facciamo attenzione a come gestiamo il nostro tempo perché “chi fa un uso pessimo del tempo che gli è stato messo a disposizione spesso è tra coloro che si lamentano di avere poco tempo”, come afferma Jean de la Bruyerer.