Articolo a cura di Beatrice Cicala
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Ho fatto l’assistente per tutta la mia vita professionale e conosco bene il vantaggio di averne una al proprio fianco, tant’è che solo tre mesi dopo l’apertura della mia partita iva eravamo già in due.
L’articolo di oggi arriva infatti, dall’ironia che viene spesso fatta dai consulenti finanziari poco lungimiranti quando risponde per mio conto al telefono, alle email, o in altre occasioni, la mia assistente: “Risponde l’assistente dell’assistente…”
Di fatto sono un’imprenditrice, mascherata da assistente per agevolare la comprensione dei servizi che svolgo con il mio team di assistenti virtuali. Ho capito in fretta che nel mondo là fuori non c’è imprenditore, manager o libero professionista di successo in grado di fare tutto da solo.
Le persone che vogliono crescere formano un team di cui fidarsi e a cui delegare.
Quando si tratta di allargare il tuo team, devi sapere che l’investimento più grande da fare non è economico, bensì di tempo ed energie perché, quello che farà rendere davvero l’investimento è la formazione delle risorse non l’assunzione in sé.
Mettendo delle ottime fondamenta poi sarà possibile delegare in modo efficace, cosa che ti permetterà di crescere velocemente perché guadagnerai tempo prezioso da dedicare al tuo business.
Delegare in modo efficace smettendo di fare tutto da solo è uno dei primi passi per trasformarti da libero professionista a imprenditore, ovvero passare dalla gestione di te stesso alla gestione di un progetto più grande.
Ovviamente non è un tema per tutti: c’è chi vuole rimanere libero professionista, c’è chi invece vuole fare un upgrade.
Prima di questa attività partecipavo a corsi in cui mi insegnavano come lavorare in team, come acquisire credibilità e fiducia da parte del manager. Stavo dall’altra parte insomma.
Questo mi ha aiutato tantissimo nell’evitare basilari errori nella creazione e nella impostazione della mia squadra.
Solamente dopo aver messo delle ottime fondamenta è possibile iniziare il processo di delega.
Step #1 – Preparazione
Devi lavorare su te stesso per scoprire davvero quali sono le cose davvero urgenti da fare (e scoprirai che niente è davvero urgente), le cose importanti che dovresti mettere in agenda, le cose che fai tu per ostinazione e che potresti invece delegare e infine, quelle che proprio dovresti smettere di fare come perdere tempo, farti rubare un minuto da qualcuno ogni venti minuti e accontentare sempre quel collega che vuole andare a bere il caffè.
Step #2 – Assegnare le Task
Perché ho detto “assegnare”? Perché non tutti possono fare tutto.
Intorno a te puoi avere o un’assistente bravissima che ha un network a supporto per risolvere qualsiasi tua assegnazione, oppure puoi pensare di avere a disposizione più persone, a orari ridotti, per seguire task diverse come ad esempio amministrative e commerciali.
Step #3 Chiarezza
Spiega bene qual è l’obiettivo di quella task e nel dettaglio come deve essere eseguita. Non essere sbrigativo: rendi partecipe dello scenario che si andrà a creare la persona che hai di fronte con quell’assegnazione. L’arma vincente della delega efficace è la comunicazione efficace.
Step #4 Traccia la procedura
Nessuno si deve perdere nel mezzo della delega. Quando assegni, scrivi esattamente gli step che vuoi che accadano, come confermare la presa in carico, dare il feedback1, dare il feedback2, mettere la scadenza della task.
In questo modo non dovrai diventare maniaco del controllo e potrai seguire la procedura senza spostare l’attenzione da quello che tu devi fare.
Step #5 Formazione Costante
L’errore madornale di alcuni consulenti è quello di sentirsi in competizione con lo staff, come se avere qualcuno bravo al proprio fianco sia un peccato. Avere persone in gamba e competenti nel proprio staff è una boccata d’ossigeno impagabile. Non risparmiarti mai nel trasferire le tue conoscenze allo staff, non risparmiare nella formazione. La loro crescita è la tua crescita.
Step #6 Non controllare lo staff
Lascia le persone libere di lavorare. Se hai dato loro degli obiettivi, se hai spiegato loro la procedura, se hai dato loro formazione non avrai bisogno di tornare a controllare. Il controllo ossessivo è malsano per te (perché stai perdendo il tempo acquisito nella delega) e malsano per chi lavora con te perché non si sentirà tranquillo e libero di esprimersi.
Step #7 Parla con lo staff, comunica
Se hai una brava assistente, considera che avrai due occhi, due orecchie e due braccia in più.
Non sprecarle! Dai valore al lavoro del tuo team, ascolta le loro considerazioni e prenditi più tempo che puoi nel parlare con loro, nell’analizzare quanto è stato fatto, quali sono stati i punti di forza e i punti di debolezza di un progetto.
Step #8 Celebra le persone e festeggia con loro i risultati
Il senso di appartenenza e un team leale si creano con la celebrazione e il riconoscimento del lavoro di squadra. Fai un passo indietro e ogni volta che parli dei tuoi successi, fallo al plurale. Ricorda che non sei più da solo e senza il team tu non saresti niente.